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11月號 2019 Nov
封面故事-Look Top 10(6)購買電子發票系統取代人工開立發票


單位:雲嘉區處
提案者:虎尾資產課 葉郁貞
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名次: 6
 


一、 問題描述:


有關每年土地租金龐大收款作業面臨兩大問題:
(一)每年12月後收系統收款作業必須印出繳款單,再將繳款單摺三摺後貼貼紙/裝入信封寄出,需在時效內耗費許多時間利用人工摺大量繳款單,於年底前寄出。
(二)每年1-3月為前、後收系統大量進帳之月份,目前使用手開二聯式統一發票,需耗費許多時間利用人工蓋發票章、手寫發票等,且易產生書寫錯誤。
 
綜上,年底需處理之案件量龐大,因傳統作業方式,耗費許多不必要之人工作業。


二、 我的期望:


收款業務提升9成效率及減少發票用紙50%


三、 建議解決的辦法:


(一)建議購買摺紙機或摺紙服務,由機器或外包替代人工作業。
(二)建議購買電子發票系統取代人工開立發票。


四、 如何執行:


(一)購買摺紙機或摺紙服務,取代承辦人員摺紙作業。
(二)購買電子發票列印機及發票列印系統,取代傳統人工開立發票。


五、 預期效果:

 
(一) 以1,000筆土地出租案件預估:
1. 購買摺紙機或摺紙服務可節省近9成(12.5小時)之承辦作業時間,提升工作效率,並進而處理更重要、更緊急之業務。
2. 購買電子發票列印機及發票列印系統效益可節省約9成多(30.5小時)之承辦作業時間,提升工作效率,並進而處理更重要、更緊急之業務。
3.若使用電子發票,營業人存根聯已無紙化,可節省一半用紙。
4.廣義面探討,電子發票對於台糖公司可以節省實體發票的作業成本,包含人力及寄送發票等;對於承租人而言,因為這些電子發票含有電子資訊,政府可以自動對獎,可以節省兌獎、領獎的人力,提升效能;針對稽徵機關的部分,可以節省販售作業、資料登打的人力,藉由財政部掌握發票資訊來降低冒領的風險。
 
(二)其他益處:
1、節省不必要的時間浪費,以機器代替人工,提升工作效率,創造更大效能。
2、藉由使用機器取代人工及使用電子發票取代傳統發票的過程,讓每位同仁體認使用更新的技術及觀念,能使工作效率提升,且對環境更加友善,達到減碳目的,減緩地球暖化。
 
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