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繽紛生活-【公共論糖】淺談災害處理要點,掌握辦理關鍵,提升復舊效率


7月號 2021 Jul
繽紛生活-【公共論糖】淺談災害處理要點,掌握辦理關鍵,提升復舊效率

文/企劃處

今(110)年將邁入下半年之際,4月發生台鐵史上死傷最多之太魯閣號重大事故;5月國內面臨了56年來最嚴重的乾旱;同月COVID-19防疫措施出現破口,疫情警戒立刻提升至第3級,國內確診人數飇升破萬人 。翻開人類歷史,天災與人禍未曾間斷過,既然災害不可避免,如何預先防備以降低災害機率、損失及災後迅速復舊以重新步上正軌,已成為當前企業經營不可或缺之管理科學。

本公司為因應災害之預防、處理、復舊及檢討工作,分別訂定「各類災害及緊急事件速報程序作業準則」、「災害緊急應變作業要點」、「災害處理要點」及「風險評估作業要點」做為相關作業之標準流程(SOP),本次以「災害處理要點」內部控制衡說明,協助同仁瞭解相關作業。

(一)災害速報作業:這陣子國內電視收視率及討論度最高節目,莫過於每日下午2點之中央流行疫情指揮中心記者會,觀察會中指揮中心能精準說明相關數據及現況規劃,最大功臣來自於於各據點能迅速、確實傳達相關資訊。相同的,當本公司發生災害時,如何於第一時間將訊息傳達至相關人員手上,做為對外說明及對內因應對策是該階段之重點。依據本公司「各類災害及緊急事件速報程序作業準則」除天然災害外之其他災害或緊急事件分為丙級1小時內,甲、乙級狀況30分鐘內將訊息傳至相關單位,拜科技之賜,手機及即時通訊軟體普遍,故透過手機可短時間內傳送訊息,並配合現場拍照與攝影即時影像,精準傳達災害現況發展。而天然災害則依據本公司「災害處理要點」規定,於災害發生後之上班日上午9點前回報職業安全處,假設某颱風於6月4日(五)來襲,並造成本公司快樂農場蔗園災損,則事業部應於6月7日(一)上午9點前將「天然災害損失速報彙總表」傳至工安環保處彙整後,陳核至首長以掌握本公司之災害情形。該階段另一重點是遇有緊急狀況,可以最簡便方式簽示主管辦理先行搶修,將損失降到最低,惟搶修範圍不得超越財物原有狀況。

(二)災害處理狀況報告:受災單位於災害危險狀況解除後10日內,依實際災損情形評估所造成之損失及復舊所需費用,進行編製「災害處理狀況報告」,該階段重點在於評估作業須在災害危險狀況解除後,因評估作業往往須配合實地勘查,但災害現場危險狀況有時並非與警報同時解除,以颱風為例,當解除陸上颱風警報後引進西南氣流之強降雨,有時危害程度更甚於颱風本身,如河川地及山坡地尚處坍方狀態、淹没農田及低窪地積水持續上漲、老舊房舍結構及基礎呈現不穩固情形,此時人員進入災區勘災除無助於檢視災害全貌外,亦可能將自己置於危險環境,故在確認已無潛在危險狀況後,再進行災損盤點。另外,該階段之直接損失及間接損失部分亦常令人混淆,利用本次機會說明該項目之功能、目的及編列方法,製糖為本公司早期主要業務,因為民生必需品且為獨占市場,故每一生產環節均會影響到國內民生問題。以上述颱風為例,快樂農場本次災害面積1公頃,約有70公噸甘蔗遭大水沖失及現場抽水馬達1具損壞,預估未來回填土及修復馬達需1萬元,另換算70公噸甘蔗未來可生產約6.3公噸砂糖,故本次災害之直接損失為1萬元,間接損失則為6.3公噸砂糖,復舊及整理概算之費用支出則為1萬元,其中直接損失及復舊費用會增加成本,間接損失糖量會影響次年度可供市場銷售數量,倘當年度災害損失過多時,則應及早因應以調節國內砂糖市場供需平衡。

(三)災害據點完成上階段作業後,於時限內將「災害處理狀況報告」送至業務主管單位(區處、事業部總部),此時災害損失及復舊整理概算可能尚有未盡之處,業務主管單位除協助修正外,並進行審查,必要時實地現勘以確保報告之準確性,並於14日內完成「災害處理狀況報告審查意見表」,完成該次災害之損失金額及復舊費用編列,該階段作業重點在於資料之齊全性(有否備齊財產報廢單、照片有否清楚完整拍到重點、各級核章)、數據之準確性(直接損失、間接損失及復舊費用估算基礎是否合理)及處理方式之合適性(編列資本支出或費用支出分類是否正確)。上述作業完成後,則依復舊費用金額多寡對照分層負責明細表之「一般建築及設備」之規定(復舊金額是否逾100萬元),由單位自行核定或送企劃處彙辦。該階段作業常見錯誤為「災害處理狀況報告彙總表」、「災害處理狀況報告審查意見表」、「災害處理狀況報告表-類別」及所附之災損照片等兜不攏,徒增審查時間,影響復舊時程。

(四)災後之檢討:記取教訓,是該階段作業目的。天災非人類可控制,人禍亦可能在百密一疏中發生,因此,在災害發生後各單位應進行檢討作業,將未來之經營風險降到最低。單一災害復舊金額逾100萬者應於2個月內召開檢討會議並將檢討報告送企劃處備查,逾500萬元之檢討報告則需再會相關技術單位審查後,由總經理核定。單一災害損失逾當年度災害損失預算50%或災損嚴重時,則由企劃處簽請首長召集災害檢討會議。此外,並應視災損之嚴重性及發生頻率,納入當年度風險管理,以避免重蹈覆轍。

(五)災害蹤查:復舊單位於概算核定後,於每月10日前提供企劃處「災害復舊工程進度報告表」備查,透過該項作業以協助復舊工程如期如質完成外,並可掌控單位恢復正常營運之日期,順利規劃經營策略。

近年全球氣候極端變化,天然災害之發生頻率與嚴重性日益提升,如去年澳洲大火4個月燒掉了3個臺灣大的面積,此外,科技發展結果,單一事件的影響的往往是一連串的損害,以台電513大停電為例,南部興達火力發電廠人員不慎操作造成1項機件故障過程,又遇上3項關聯措施未能發揮預先功能導致全國400萬戶停電,損失並波及各行各業。因此,災害之事前預防、災時之因應及災後處理等,無論是企業或個人均是重要課題。本公司「災害處理要點」規範災害發生時速報、後續復舊及檢討等程序,並要求將災害事件納入風險管理作業中,透過作業要點超前布署,才能在面對突如其來事件化危機為轉機,讓災害不再是洪水猛獸,面對突如其來狀況亦能從容面對並加以解除,這才是災害處理之最終目的。 

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