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董事會檢核室

沿革

台糖公司早於1948年在財務處設置稽核室,辦理內部稽核工作,為國營事業之首創。之後,因組織調整,曾先後隸屬會計處、企劃檢核處,至1993年7月設置「主任檢核」組織直屬總經理,2002年8月再由總經理室改隸董事會,以增加檢核部門的獨立性,提昇檢核效率,強化董事會運作功能。

業務

(一)年度內部檢核計畫之編製:董事會檢核室於年度開始前依據公司營業政策、業務計畫及評估風險管理、控制、治理程序之結果擬訂「年度內部檢核工作計畫表」、「年度內部檢核範圍表」及「年度內部檢核計畫行程表」,送董事會通過後,函知各單位實地檢核預定時程,並上金融監督管理委員會指定網站申報。

(二)實地檢核作業計畫:董事會檢核室於實地檢核前2週依「年度內部檢核範圍表」及重點工作指示,於查核前擬訂「單位別實地檢核作業計畫表」,據以執行實地檢核工作。

(三)內部檢核之執行:實地檢核前內部檢核人員應蒐集充分、攸關、可靠、有用之相關資料,以瞭解受查單位之作業現況,辨識特別注意之作業項目及決定檢核之深入程度;各單位重要業務檢討會議或會報,應通知董事會檢核室派員出席或列席。

(四)內部檢核報告。
  1. 實地檢核後,應與受查單位就年度檢核項目查核結果充分溝通,並將檢核所發現之內部控制制度缺失及異常事項,據實揭露於「檢核報告書」,提出之檢核報告應力求覈實並負其責,並定期向董事會、審計委員會報告檢核業務。
  2. 內部控制制度缺失及異常事項不限於內部檢核部門檢核作業所發現,尚應包括內部控制制度聲明書所列,自行評估、會計師、審計部及主管機關檢查所發現之各項缺失及異常事項,「檢核報告書」經董事長核閱後,送受查單位。受查單位對應行改進事項於文到3週內將「檢核事項辦理結果報告表」函復董事會檢核室,作為限期改善與追蹤之依據。
  3. 專案性檢核作業依指示與交辦之特定事項或視需要辦理,並將檢核結果作成「專案檢核報告書」陳董事長核閱,如為主管機關指示辦理者,再函復主管機關。
  4. 內部檢核人員如發現重大違規情事或公司有受重大損害之虞時,應立即作成報告陳核,並通知各獨立董事。
  5. 檢核文件應指定專人於規定時間內上網申報,並記錄於「年度內部檢核作業執行情形申報事項一覽表」。

(五)內部檢核建議事項追蹤
  1. 各單位於每年3、6、9、12月底應就「檢核事項辦理結果報告表」中之改善及建議事項辦理蹤查,並將蹤查結果填列於「截至目前辦理情形」欄,陳單位主管核閱,並於每季結束7日內送董事會檢核室1份備查。
  2. 各單位於年度結束(12月底)時,如仍有逾期未改善事項,應依規定辦理蹤查至完成改善為止。董事會檢核室並將各單位蹤查辦理情形,列為實地檢核重點項目之一,以督促各單位確實改善實地檢核所發現之缺失。
  3. 檢核報告及追蹤報告陳董事長核閱後,於檢核項目完成之次月底前交付各獨立董事查閱。

未來工作重點

面對全球化的經濟發展趨勢,內部檢核人員必須以多重專業的角色,增加內部檢核對企業發展的價值。未來董事會檢核室仍將透過實地檢核,以確保各單位內部控制之有效執行,更期許透過參與及溝通,從風險管理的角度,協助各事業單位找出阻礙事業達成目標的風險要素,以建立預警與危機處理制度。從傳統「缺失發現者」轉為「受信任顧問」,持續提供確認性及咨詢服務,是董事會檢核室持續努力的目標。

職掌

  1. 實地檢核之辦理
  2. 專案檢核之辦理
  3. 內部控制制度之覆核
  4. 各單位自行評估作業之考核
  5. 首長指示事項之辦理
  6. 其他臨時交辦事項
  7. 上級機關、審計部及會計師查核(帳)事項,各單位改善情形之查核
  8. 決策會議、及首長指示事項之追蹤
  9. 網路申報事項之查核
  10. 呆帳轉銷是否已盡善良管理人責任之認定
  11. 營運活動之諮詢
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