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資訊補給站-油品事業部資訊業務與未來之發展


3月號 2019 Mar
資訊補給站-油品事業部資訊業務與未來之發展
文圖/油品事業部 資訊組
 
油品事業部在賣什麼?當然是銷售汽柴油,也就是九二、九五、九八無鉛汽油及超級柴油(台糖民族二加油站另有販售酒精汽油),對事業部來說這些就是主產品,另外也兼賣罐裝油品如潤滑油脂等,因發展多角化業務也陸續增加車用商品、洗車服務、太陽能光電等項目。那賣給誰呢?當然是有用油需求的消費者,除了一般的加油顧客外,為了提升發油量也爭取用油量較多可給予折扣的大宗客戶,及定期來站加油給予積點其後可用累積點數兌換贈品的台糖會員,現在大宗客戶更擴充到由公司行號員工或團體組成的特約客戶(台糖員工就屬於特約客戶),會員則增加捐點轉贈弱勢團體的會員公益卡及為關懷在地和服務鄰里的村里溫馨積點卡,還有一個較特別的是農機免稅客戶,針對農機用油的客戶由農量署補助每個月在固定用油量下享有免稅的優惠。那客戶用什麼付款?除使用現金、刷卡和禮券外,為了爭取中油客戶增加中油車隊卡捷利卡,為了服務會員提供可在加油時用積點折抵油款,為了方便客戶付款增加電子票證支付工具(悠遊卡和一卡通)。

目前油品事業部共有73座加油站為中南部及東部民眾提供各項服務,事業部的資訊架構也因應業務需求而發展,各加油站資訊系統有:
 
(1)每個泵島都有一套前台POS收銀系統並與加油機、刷卡機、發票機等週邊設備連接,負責加油作業、依交易選項回應適當設定條件及蒐集交易明細資料,包括加油員會問加什麼油(產品別),刷卡或付現(付款別),是會員嗎(客戶別)等,而大宗客戶則直接輸入車號並會在餘額不足時提出警訊或斷油。
 
(2)加油站站屋內有一套後台POS管理系統,除修正交易資料外也做班結、日結、產品及贈品進銷存管理和會員積點兌換等作業;(3)還有一套資料庫系統,存放各項交易資料也和總部做定時的資料交換,如每筆交易明細上傳和總部大宗及會員設定條件下載等。
 
在油品總部主要有:

(1)POS總部系統:主要功能有汽柴油每週變價(配合中油每週調整汽柴油單價,由總部變價後下載到各站);大宗客戶折扣設定、大宗車號檔建置及餘額控管(由總部控管餘額以達跨站加油目的);會員折扣設定利用會員日、汽柴油及付款別等給予不同折扣和積點(目前僅設會員依加油量及各別選項積點),也將會員管理的功能納入。
 
(2)營運管理系統:同仁暱稱紅色網頁,各站登打營收日報以配合會計帳務需要,大宗收款登打除更新餘額外若為支票則由經管部門列入追蹤及各項營業分析可將大量數據彙整出來作為決策參考資訊,如分會員、大宗及一般顧客的月報,分析會員日及非會員日的報表,分析各項付款(現金、刷卡、電子票證)的報表;另外針對促銷活動也會提供促銷前後或去年同期等彙總資訊來分析促銷成效,這些分析功能也會因應決策和促銷而隨時調整和新增。
 
(3)總部銷售系統:將各站各產品每月交易明細彙整,挑選油品類產品(編號開頭為93系列者)上傳到公司產副品帳系統。
 
(4)電子發票Turnkey主機:依財稅中心之二代電子發票整合服務平台建置方案由本事業部自行建置,將各加油站所有開立的電子發票上傳到財政部電子發票整合服務平台。
 
(5)電子票證主機:經由專線連接電子票證公司(悠遊卡和一卡通)作為帳務管理之用。
 
透過公司統一建置的VPN網路(骨幹網路)連接各加油站,使油品事業部業務運作更為順暢和擴展:
 
(1)油品大宗客戶:前台依車號取得大宗折扣和餘額,這些資料由總部透過VPN網路下載到各站,交易明細也透過VPN網路上傳總部以更新大宗餘額,使大宗客戶要求跨站加油可行(加油站&油品總部) 。
 
(2)台糖會員:前台輸入會員卡號透過VPN網路到公司跨事業部會員整合平台取得現有累積點數,使會員要求前台積點折抵油款可行,會員積點則每天晚上由油品總部彙總後上傳到平台,所以兌換可即時扣點而加油積點則在第二天才生效,也因為資訊處整合台糖所有會員,讓其他事業部會員可到台糖加油站積點和兌換(加油站&總公司) 。
 
(3)中油車隊卡捷利卡:中油車隊卡客戶在前台刷卡後,會經由總部與中油VPN網路介接的專線傳送資料完成交易(加油站&中油) 。
 
(4)農機免稅客戶:在前台輸入免稅客戶的身份證字號經由總部與農量署連接的專線取得本月尚可用免稅額度(加油站&農量署) 。
 
(5)電子發票是透過總公司VPN網路及防火牆開通後上傳到財政部(油品總部&財政部) 。
 
(6)使用電子票證客戶也是透過總部的悠遊卡專線和一卡通專線處理交易。 
 
油品資訊組同仁除資訊相關業務外,每天皆需檢視各主機及網路是否正常運作並排除所有問題,各加油站雖有POS系統廠商及週邊設備廠商協助維護,但除此之外如Windows作業系統、Office軟體及Email等問題或中毒、網路報稅等異常情形,因加油站無專責資訊人員,所以各種疑難雜症皆由資訊組想辦法解決,同仁會先利用遠端管理及協助工具如:VNC或pcAnywhere等軟體連線到站上的電腦處理,無法解決會請廠商到站協助,有時也需親自到加油站排除故障,例如最近Windows10更新常造成十幾個加油站的資料無法上傳到油品總部,找原因、找解決方法及逐一連線處理,無法連線時還要在電話上一步一步的指導如何操作,常常忘了下班時間,資訊組4人要維護油品總部和73個台糖加油站共500多台電腦,除POS系統外的所有層出不窮的各種資訊問題,也是好忙。
 
油品事業部資訊業務會因應整個事業部對未來的規劃及現實需要而調整和發展,例如因應勞務薪資大漲而推動自助加油,POS系統就必須將自助加油系統透過API整合進來,因為財政部要求國營事業率先推動發票電子化,所以各加油站已全面改用,去年中油推動加油站使用行動支付,油品事業部也在積極規劃和跟進,南區國稅局來油品總部指導並做信用卡存發票和行動支付結合雲端發票簡報,所以信用卡當載具也開始啟動建置計劃並在年初完成,今年因油品總部原先整合所有油品伺服器的虛擬系統架構漸老舊,對未來的擴展也會有所不足,故擬全面汰舊換新,新的油品虛擬系統架構不僅能免除設備老舊故障所造成的系統中斷風險,並有助於加速新系統建置的需求,明年配合無紙化需求擬推動油品會員可線上申請會員卡,配合會員行動化需求擬建置手機APP或可響應式網站提供油品會員即時取得現有累積點數、贈品項目及各種促銷活動資訊等....,期待油品事業部數位化的資訊能夠讓消費者使用更加貼心與放心。
 

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