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4月號 2018 Apr
資訊補給站-靈活運用資訊科技 台糖台北會館滿足顧客需求

台糖台北會館

文/台糖台北會館 盧柏均

   相信各位讀者平常於出外旅遊住宿時,曾使用過旅店裡各式各樣的資訊設施,可能有人已經留意過相關控制器,卻又不是很確定這於服務設施的背後究竟扮演了什麼樣的角色?本文以台糖公司休閒遊憩事業部所營運的台糖台北會館為例,簡介商務旅館裡客房設備的資訊化管理作業。

 台糖台北會館位於觀光及旅遊行業極度競爭的台北西門商圈,於規劃建置旅店時即考慮導入數位化的潮流,除飯店前檯旅館資訊管理系統(Property Management System, PMS)系統及後檯企業資源管理(Enterprise Resource Planning,ERP)系統外,本著提供更加人性化及貼身的服務,同時加強集中控制及管理設備的目的,亦導入客房設備管理資訊系統,藉由位於櫃檯的主機與各個客房內控制機板的連線,進而達成與房內設施互動的功能,包括電力、空調、安全監控、打掃請求及勿擾指示燈等設備,便可掌握最即時的房況動態。以下將以台糖台北會館客房設備營運管理為例,分享該系統所接觸到的幾個面向。


圖控化的軟體介面

 在旅宿業中通常前檯服務員只會有少數幾個人,要服務幾十甚至幾百間房間是件吃力的事,這時具有圖型化的房控軟體介面就很重要,可幫助值班人員快速掌握整體房間狀態,像是髒房、待修繕、勿擾指示、用電狀況及浴室緊急求救等資訊,以利調度人員進行清理、維修或緊急救援等。此外可配合打掃請求指示,待客人外出後房務人員即可主動協助打理內務,客人遊憩歸返後即可體驗乾淨的休息空間;另可於遠端透過介面直接控制客房內電力系統及空調系統,若有異常狀況,可設定強制送電或斷電,調整空調溫度或風速,以快速反應用戶的需求。


自主管理電力設備

 客房內的電力自主管理主要依靠位於客房入口處的插卡取電器來實現,有別於簡易型插卡器可用任意名片或卡片取電,本會館所採用的客房取電機制,是必須將入住時櫃台服務員所給的房卡放入插卡器卡槽中,房間的電燈、電視及電器設備才能順利運作,以利識別持卡人的不同身分,便於做更為細緻的管理。例如於製卡時設定每張卡片的使用時間,可靈活管理房卡的權限,也可正確辨識出房間內是否尚有住客,倘若外出將卡片取出,就自動停止供應電源,以節省能源供給耗用,也讓旅館管理者在客戶需求與降低能源成本間找到最佳平衡點。


遠端空調控制

 飯店內的空調溫控對於住宿品質影響甚鉅,客房中的溫度控制器可以在前檯進行遠程開啟或關閉,並能自動調節客房內的溫度,客人進入客房插卡取電後亦可自由通過操作面板調節房內溫度。此套空調控制功能於旅客入住前,櫃檯服務員可通過管理軟體打開房間內的定時空氣循環進行預冷,保持房間內空氣的流通,避免客房悶熱不適,待客人入住之後,一進房便可感受清爽舒適的住宿環境。


安全偵測設施

 現今旅遊風氣對於安全意識高漲,旅館為維護住客安全,特別於客房浴室內裝設緊急求救按鈕及ㄧ氧化碳濃度偵測器,若有人按下求救鈕或感測到一氧化碳濃度過高,櫃檯電腦會立即發出警報聲響,房控系統介面亦會顯示異常圖示,值班服務人員將即刻前往關切,以降低客房意外事件擴大發生。


靈活運用資訊科技 落實經營理念

 為因應人力費用日益高漲的趨勢,持續導入資訊化管理不僅可節省用人成本,亦可增加業務處理效率,且隨著資通訊技術日新月異,顧客的要求也將不斷提高,促使客房設施管理朝向智慧化、客製化的方向發展,以往旅宿業比的是住宿價格、房間的裝潢等,隨著市場日漸飽和,現今對於差異化服務的需求日增,靈活運用資訊科技更是達成此目標的重要手段,台糖台北會館也將朝著這個方向不斷努力,落實「是生活也是享受,是旅館也是你家」的經營理念。

 

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