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專題報導-談智慧財產管理制度之建立—台糖研究所導入TIPS經驗分享


7月號 2015 Jul
專題報導-談智慧財產管理制度之建立—台糖研究所導入TIPS經驗分享
文/台糖研究所 吳珠菊
 
目前公司正積極推行落實智慧財產之管理,然而「智慧財產管理」大家都不陌生的字眼,但實際執行面如何完善規劃?如何落實執行?如何確保制度之有效性?卻是不知從何下手才好。
 
研究所於98年導入台灣智慧財產管理制度(TIPS),並於當年度獲得經濟部「台灣智慧財產管理系統」驗證迄今,茲簡要介紹將本所於建立制度、推動、施行及持續改善之相關經驗,提供各單位參考。

本所是公司研發單位,業務以研究發展相關者為主,自公司94年訂定「智慧財產權管理要點」後,本所於95年訂定「研發紀錄及文件管理要點」,作為本所研發成果及實驗紀錄簿等管理之依據,並有鑑於智慧財產保護及運用對於產業發展重要性,本所於98年導入台灣智慧財產管理規範(Taiwan Intellectual Property Management System,以下簡稱TIPS)之智慧財產管理模式。

簡略介紹TIPS規範之管理模式:導入之組織以「PDCA 管理循環」(Plan-Do-Check-Act),建立一套將智慧財產管理與營運目標連結的系統化管理制度,並以權利管理流程為核心(如下圖所示)。 所謂權利管理流程,係指組織依其所訂定之智慧財產管理政策,設定智慧財產目標,進行智慧財產的取得、維護與運用,並於過程中採取避免侵權與保護權利之措施。(台灣智慧財產管理規範(TIPS)2007年版)

權利管理流程
(台灣智慧財產管理規範(TIPS)2007年版)
 
 
TIPS規範的管理架構主要分為5大部分:
智慧財產管理基本要求:主要係建立智慧財產管理手冊及文件管制作業,需建立之作業程序如文件及資料管制作業程序…等。
管理階層責任:主要係管理階層之承諾及智慧財產管理政策、制度及目標之規劃、審查作業,需建立之作業程序如智慧財產管理作業程序、智慧財產規劃及過程監控作業程序…等。
資源管理:主要係人力及設施管理等作業,需建立之作業程序如教育訓練作業程序…等。
智慧財產的取得、保護、維護與運用:主要係智慧財產規劃、取得、保護、運用等作業,包含研究計畫執行、實驗紀錄簿之撰寫、研發成果之保護、營密文件管理、員工管理、採購管理、委外管理作業,需建立之作業程序如實驗紀錄簿撰寫與管理作業程序、專利管理作業程序、營業秘密管理作業程序、智慧財產運用作業程序、研發成果管理辦法、機密文件分類管理辦法…等。
監督、評估、分析與改善:主要係稽核監督評估、改善、矯正與預防措施之作業,需建立之作業程序如智慧財產稽核作業程序、矯正及預防措施作業程序…等。
瞭解了上述TIPS的主要架構後,所謂的導入,其實是在其已經規範好之管理架構(如上述5大部分)下,透過顧問公司之輔導建立適合本所的作業程序,故本所首先由各部門各派出1種子學員,加上主要推動部門人員,共計7人之TIPS工作小組,開始接受顧問公司之訓練課程,並一方面著手進行相關作業程序之制訂作業,該小組成員於 98年4月至98年11月完成所有教育訓練課程及本所所有相關作業程序(共計25件,每件皆經由制定人擬訂、部門主管、管理代表及單位正副主管核閱完成並公告施行)之制定並對於內部同仁之智慧財產概念、保護觀念、作業程序之執行宣導,於同年11月13日本所順利通過驗證。
導入之過程TIPS工作小組同仁付出相當多的時間及心力在於接受智慧財產教育訓練並與部門實質溝通討論後擬定作業程序,再對內部同仁訓練宣導,最重要是單位主管之大力支持,才使得導入作業得以順利推行。
有了上述TIPS導入、制定作業程序及後續這幾年施行之經驗,歸納制度施行成功之重要關鍵在於:管理階層人員之支持、持續的教育訓練、落實執行及持續稽核改善,並說明如下:
一、管理階層人員之支持:一項制度及政策之宣導施行如未獲管理階層人員之支持,其在推行上困難重重更遑論可順利推行,如主要主導制定制度之部門或小組與相關執行部門間之溝通協調,管理階層人員對於推行制度的決心及支持通常可收事半功倍之效果。
二、持續的教育訓練:制度其實多是為了管理人員而產生,當人員故意或惡意違反相關規定作業程序時,其實也很難加以防止,但如有規定但人員卻不知遵行,或殊不知其行為違反公司規範,那可能就是主管的責任了。故智慧財產或其他教育訓練都應持續不斷的訓練提醒同仁。訂定完善的制度然而員工卻無相關概念,亦不知資訊要如何取得,試問如何會有有效的管理?
三、落實執行及持續稽核改善:完善的制度固然重要,但要落實施行並持續改善卻是一大挑戰。如何持續依據業務發展並經由制度之施行發現更多的不足及缺失,並持續修改制度使其完備並落實執行。如一制度從制訂後就從未再加以檢視並修訂,如何談落實執行?
對於智慧財產管理有些同仁第一時間的反應可能會嫌麻煩,或是最好我所屬部門沒有相關產出或規定,當管理業務與工作效率可能產生衝突時,如何取得平衡與如何兼顧效率並落實管理是管理階層應該考量的,最終的目的是使所有同仁都有遵守公司制度並配合施行的觀念。智慧財產是公司重要的資產,研究所在努力做好管理智慧財產工作的過程中所累積的經驗,希望對於各單位在推動並落實推行智慧財產管理制度方面有所助益。

  

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