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繽紛生活-虎年工作勝經 《間歇高效率的番茄工作法》


2月號 2022 Feb
繽紛生活-虎年工作勝經 《間歇高效率的番茄工作法》

番茄工作法

文/吉利發

每年我們都訂定新年新計畫,也會看看名人、專家的工作方法、新聞或傳記來勉勵自己,期許新的一年能進步,好上加好,比如巴菲特和比爾蓋兹,他們成功的秘密之一,就是有強度極高專注力。當年巴菲特和比爾蓋兹初相識的時候,比爾蓋兹的父親分別給他們一人一張卡片,讓他們在卡片上寫下他們是何事成就了自己,結果兩個人的答案居然相同,都是「專注」。

那如何提高工作的專注力呢?秉持好奇心,在網路上蒐尋了一番,發現政務委員唐鳳所推崇的《番茄工作法》好像簡單易行,於是買了這本號稱「風靡30年的管理經典」回來研讀。這本《番茄工作法》字大清楚、排版清爽,內容非常實用,是一本非常好的工具書,可在兩小時內看完,非常適合在春節休假期間閱讀。為解決時間流逝的焦慮

無意間發明了「番茄工作法」

根據《間歇高效率的番茄工作法》作者 法蘭西斯科.西里洛( Francesco Cirillo)在這本書序言的說法,1980年代末期,當時他大一,每天上課回家後,無精打采,不知道自己每天在幹什麼,隨著課業繁重,考試一個個接踵而來,讓他難以招架,於是開始反省自己為何一步步走到今天?後來他開始自我分析,發現主因在於外在環境干擾太多、自己常常分心且做事沒有幹勁所致。

此時他內心自問一個問題:「能不能讀書?好好讀書10分鐘就好?」,隨後他在廚房找到一個番茄形狀的料理定時器—番茄鐘,規定自己在10分鐘內就是讀書,其他都不管,可惜並沒有成功,只有2分鐘的時間,但這短短2分鐘的一小步,讓他心靜不少,也給他很大的鼓勵,而後續一段時間的自我摸索,終於發明了這套「番茄工作法」。

三表一鐘五步驟 實踐「番茄工作法」的工具與方法

「三表一鐘五步驟」是實踐番茄工作法的工具和方法,所謂的「三表」指的是「今日工作表」、「事項盤點表」、「紀錄表」;「一鐘」,指的是需要一個定時鐘;「五步驟」則為「計畫」、「追蹤」、「記錄」、「加工」、「視覺化」,簡述如下:

1、步驟一「計畫」:每天一早就要決定今天的事項。首先填寫一張「今日工作表」,依序列出今天要做的事項,同時在「臨時急迫事項」的欄位記下臨時想到的事項,今日計畫可依此隨時調整。

2、步驟二「追蹤」:拿出「事項盤點表」,將今天計畫中的待辦事項一一填寫上,並一一預估每個待辦事項需要幾個番茄鐘,其原則是每個待辦事項不能超過5個或7個番茄鐘;若超過,則將待辦事項分拆成兩、三個。一個「番茄鐘」的長度是25分鐘,最多不超過45分鐘,每完成一個番茄鐘,休息5至15分鐘,可視事情複雜程度,而休息30分鐘。若完成待辦事項,則劃除。

3、步驟三「記錄」:拿出「紀錄表」記錄一天進行事項時所受的外在干擾(電話、開會)、內在的思緒飄移、不受任何干擾順利完成的事項,以及每個事項實際完成的番茄鐘個數。這通常在一天的末尾進行,每天更新一次。

4、步驟四「加工」&步驟五「視覺化」:所謂的「加工」指的是將數據資訊化;「視覺化」則是資訊化為有益理解與改進的知識。而記錄、加工、視覺化,這三件事可以在「紀錄表」上直接完成。

據作者表示,經過上述的操作與自我不斷的調整7至20天,即可熟稔上手。由於個人僅是簡述,難免會有訛誤疏漏之處,有興趣的朋友,可購買這本管理經典或上網蒐尋有關「番茄工作法」的使用心得,汲取他人經驗,將更有收獲。

杜絕拖延 提升專注力 工作開運靠自己

在《正向專注力》這本書中提到「在當我們學會強調改善,而不是強調完美,進步就會大幅加速。」,因此,當我開始認知到自己的不足,就可以開啓自我改變的原動力,而「番茄工作法」是杜絕拖延、提升專注力,也是我們進步的最佳良方。個人以為,若自覺工作運不佳,或許不是求神問卜,應學習《間歇高效率的番茄工作法》的作者一樣,誠實地反躬自省並尋求改善方式,這才能讓自己的工作開運!所以,不妨在春節假期期間,找個兩小時讀讀這本「虎年工作開運勝經」並開始實踐吧 !

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